Responsabil de program:
- pentru România: Ministerul Integrării Europene / Direcția Cooperare Transfrontalieră
- pentru Ucraina: Ministerul Economiei / Departamentul de Cooperare cu UE în cadrul Programului TACIS și țările europene / Unitatea de Coordonare Națională
Autoritate Contractantă:
- pentru România: Ministerul Integrării Europene
- pentru Ucraina: Delegația Comisiei Europene în Ucraina
Agenție de Implementare:
- pentru România: Ministerul Integrării Europene prin Direcția Cooperare Transfrontalieră
- pentru Ucraina: Ministerul Economiei / Unitatea de Coordonare Națională
Structurile comune de management:
1. Comitetul Comun de Cooperare
Scopul Comitetului Comun de Cooperare este de a asigura supervizarea politicii programului și supervizarea din punct de vedere financiar a desfășurării Programului de Vecinătate.
Principalele responsabilități ale Comitetului Comun de Cooperare sunt, printre altele:
- Să adopte Documentul Comun de Programare și orice modificare a acestuia, după caz;
- Să adopte fișele de proiect și propunerile de finanțare care sunt stabilite prin exercițiul anual de programare;
- Să analizeze și să aprobe rapoartele anuale și finale de implementare, înainte de a fi trimise Comisiei;
- Să aprobe cadrul general privind responsabilitățile Secretariatului Tehnic Comun.
Comitetul Comun de Cooperare este format din:
- reprezentanți ai autorităților naționale, regionale și locale. Autoritățile locale și regionale trebuie să fie cât mai cuprinzător reprezentate
- reprezentanți ai societății civile, ONG-uri, actori economici și sociali (de exemplu organizații profesionale, sindicate etc.);
- reprezentanți ai Delegațiilor Comisiei Europene, având competență consultativă.
Comitetul Comun de Cooperare este prezidat în comun de Autoritățile Naționale (Agenția de Implementare și Unitatea Națională de Coordonare a Programului) stabilite. Comitetul Comun de Coordonare se va întruni cel puțin o dată pe an.
2. Comitetul Comun de Coordonare
Comitetul Comun de Coordonare este organismul operațional al programului.
Principalele responsabilități ale Comitetului Comun de Coordonare sunt, printre altele:
- Să pregătească fișele de proiect și propunerile de finanțare stabilite prin exercițiul anual de programare;
- Să controleze procesul comun de selecție a proiectelor;
- Să supervizeze activitățile desfășurate de Secretariatul Tehnic Comun;
- Să facă, periodic, bilanțul progresului înregistrat în atingerea obiectivelor specifice (și măsurabile) ale Programului și să analizeze rezultatele implementării (realizarea scopurilor stabilite pentru diferite măsuri).
Comitetul Comun de Coordonare este compus din:
- reprezentanți ai autorităților naționale, regionale și locale. Dat fiind rolul lor specific în cadrul comunităților și pentru a intensifica apartenența locală, participarea autorităților naționale ar trebui să fie limitată;
- reprezentanți ai Delegațiilor Comisiei Europene, în calitate de observatori.
3. Secretariatul Tehnic Comun
Secretariatul Tehnic Comun este principalul organism administrativ al Programului. Este localizat pe teritoriul României, în zona eligibilă de frontieră, dar include și personal din țara vecină. Se pot stabili birouri teritoriale ale Secretariatului Tehnic Comun și în zonele eligibile de frontieră ale țării vecine.
Secretariatul Tehnic Comun este localizat în zona de graniță eligibilă a României (Suceava) și va include și personal din țara învecinată (Ucraina). Structura este completată, pe teritoriul ucrainean, cu un Punct Național de Contact, care va sprijini Secretariatul Tehnic Comun în îndeplinirea atribuțiilor referitoare la managementul activităților Programului, corespunzătoare componentei TACIS.
Secretariatul Tehnic Comun răspunde de activitățile administrative ale Programului. Este responsabil de primirea propunerilor de proiecte, verificarea preliminară a eligibilității și conformității administrative (de exemplu, examinează dacă propunerile de proiecte sunt complete și dacă îndeplinesc criteriile de eligibilitate precizate în Solicitarea de propuneri de proiecte) și înaintarea de observații și recomandări către Comitetul Comun de Coordonare, după caz. De asemenea, furnizează consultanță potențialilor parteneri de proiect și îndeplinește sarcinile de management aferente programului, fiind responsabil în fața Agenției de Implementare și Autorității Contractante, în conformitate cu rolul și responsabilitățile acestora.